مدیریت زمان--موسسه علمی پژوهشی فخر رازی

۱۰ استراتژی مدیریت زمان برای انجام پایان نامه

مدیریت زمان--موسسه علمی پژوهشی فخر رازی

حتی اگر نصف این استراتژی های مدیریت زمان را می دانستم می توانستم یک سال زودتر انجام پایان نامه ام را به اتمام برسانم و از آن دفاع کنم.

دقیقا مرتکب همان اشتباهی شدم که دوستانم در مقطع کارشناسی ارشد دچار آن شده بودند: فردی کمال گرا بودم. در حالی که تا آن زمان به این امر واقف نبودم، کمال گرا بودن باعث شده بود که مدیریت زمان و بازدهی ضعیفی داشته باشم. اهداف خیلی جاه طلبانه ای تعریف می کردم و در مهلت تعیین شده به آنها نمی رسیدم، آنگاه بیشتر به خودم فشار می آوردم، تعداد ساعات بیشتری کار می کردم و حتی گاهی اوقات به نقطه خستگی کامل می رسیدم.

تا سال سوم چندین بار دچار فرسودگی کاری شدم. به دلیل برآورده نکردن انتظارات استاد راهنما، پیوسته احساس گناه می کردم و به همین دلیل دیگر انگیزه ای برای ادامه انجام پایان نامه نداشتم. به انصراف از دانشگاه هم فکر می کردم، چون هیچ راه برون رفتی از این تونل تاریکی که گرفتار آن شده بودم، نمی یافتم. از طرف دیگر می خواستم که مطابق برنامه هایم جلو بروم و مدرک دکتری خود را دریافت کنم، اما ساعات کاری طولانی بر روی سلامت جسمی و روانی من تاثیر گذاشته بود.

اکنون که به گذشته نگاهی می اندازم، متوجه شده ام که اگر زندگی را بیشتر ساده می گرفتم (به جای تلاش برای کار بیشتر)، زندگی جالبتر، راحت تر و احتمالا با مسیر کمتری داشتم. به دلیل برنامه ریزی نادرست در سال آخر، بین آخرین جلسه ام با استاد راهنما و جلسه دفاع از پایان نامه ام فقط ۲۰ روز زمان داشتم. این مهلت زمانی اندک باعث شد تا به دلیل عادات کاری قدیمی ام که دیگر جوابگو نبود، ساختار برنامه ریزی روزانه ام در این ۲۰ روز را تغییر دهم. مجبور بودم که انجام پایان نامه ام را با سرعت هر چه تمام تر به پایان ببرم، بنابراین دقیقا کاری را انجام دادم که مخالف کارهای روزانه ام بود: سرعتم را کم کردم و انجام کارها به صورت کامل را متوقف کردم.

نتیجه ای که با آن مواجه و غافلگیر شدم این بود که احساس تمرکز بیشتری داشتم و از آن به بعد پیشرفت ملموس را نیز احساس می کردم. چیزی که بیشتر از همه مرا غافلگیر کرد این بود که پایان نامه ام را به موقع به اتمام رساندم. استراتژی های مدیریت زمان ذیل به شما کمک خواهند کرد تا به اهداف خود برسید بدون این که خواب و غذای خود را کاهش دهید و یا زندگی اجتماعی خود را محدودتر کنید.

اشتباه کنید.

اشتباه کردن--موسسه علمی پژوهشی فخر رازی

بله، درست خواندید. کمال گرایی خلاقیت و بازدهی شما را از بین می برد. متاسفانه، ما به عنوان افرادی بالغ به خاطر عدم ارتکاب کار اشتباه، از انجام کارها واهمه داریم. آیا زمانی که کودک بوده اید و بدون ترس از کثیف شدن مشغول بازی با گل بودید را به یاد دارید؟ در یک بازی معروف به نام چالش گل ختمی (هدف از این بازی ساختن بلندترین سازه به همراه قرار دادن یک گل ختمی بر بالای آن) بچه های مهد کودک به صورت پیوسته در ساخت بلندترین و جذاب ترین سازه ها بهتر از دانشجویان عمل می کنند. دلیل این اتفاق نترسیدن کودکان از ارتکاب اشتباه می باشد، کودکان فقط بر روی لذت بردن و کار کردن تمرکز می کنند.

در طول ترم آخر، کمال گرایی را کنار گذاشتم و شروع به انجام پایان نامه نمودم. همانطور که انتظار می رفت، مجبور شدم تا چندین بار اولین پیش نویس از پایان نامه ام را اصلاح کنم، اما این ترم، ترم آخرم بود و دیگر برای انجام پایان نامه فرصتی نداشتم. پس از ماه ها تلاش، بر انسداد ذهنی غلبه کردم و اگر چه دفعه اول جملات به کار رفته کامل نبودند، توانستم کلمات پایان نامه را روی کاغذ بیاورم.

کوتاه و سریع بنویسید.

تا مدتها فکر می کردم که داشتن زمان زیاد برای نوشتن خیلی عالی است و به همین دلیل، عصرها را به انجام پایان نامه اختصاص داده بودم. در طول ترم آخر این زمان لاکچری را در اختیار نداشتم. به دلیل انجام پایان نامه و آزمایش های مربوطه می بایست استراتژی های مدیریت زمانم را بهبود دهم. برای فارغ التحصیلی به موقع می دانستم که می بایست هر روز پیشرفت نمایم. گاهی اوقات فقط ۲۰ دقیقه برای نوشتن نتایج بین آزمایش هایم فرصت داشتم. بنابراین، پاسخ به ایمیل هایم را کنسل کردم، گوشی همراهم را خاموش کردم و شروع به نوشتن کردم.

رسیدن به دستاوردهای بزرگ در کوتاه مدت، زمانی که تمرکز کرده اید و هیچ چیزی مزاحم شما نیست، بسیار فوق العاده است. در مدت ۲۰ دقیقه می توانستم یک صفحه از پایان نامه ام را بنویسم و یا یک مقاله پژوهشی را مرور نمایم (کارهایی که قبلا حداقل یک ساعت زمان می برد). حتی اگر زمان زیادی داشته باشید، به شما توصیه می کنم تا زمان های نوشتن خود را به بازه های زمانی ۱۰ تا ۳۰ دقیقه تقسیم نمایید. بر روی انتقال مطالب از ذهن به کاغذ تمرکز نمایید و از اشتباه نترسید. بعضی از دانشجویان ترجیح می دهند تا این بازه های زمانی را صبح ها قبل از این که کارهای روزانه را شروع نمایند، اجرا کنند. مطمئن شوید که تلفن همراهتان خاموش است، در این صورت می توانید تمام توجه خود در این بازه های زمانی ۱۰ تا ۳۰ دقیقه را به نوشتن اختصاص دهید.

دفترچه یادداشتتان را بهترین دوستتان قرار دهید.

ذهن هیچ گاه استراحت نمی کند. ممکن است متوجه شده باشید زمانی که شروع به نوشتن کرده اید، افکاری در مورد وظایف روزانه به ذهنتان خطور می کند. واکنش طبیعی ما در مقابل این افکار، انجام فوری آنهاست. مشکل اینجاست که اگر با ایمیل یا جواب به تلفن، خود مزاحم نوشتن تان شوید، رشته افکارتان پاره شده و قادر به ادامه نوشتن حتی در کل روز نخواهید شد. اگر تلاش نمایید که در مقابل این افکار مقاومت کنید، این افکار با شدت بیشتری ادامه می یابند. ذهن شما، شما را رها نخواهد کرد تا این که کاری در مورد آن انجام دهید. اما این بدین معنی نیست که حتما می بایست همان لحظه افکارتان را دنبال کرده و به ایمیل یا تلفن جواب دهید.

در این مواقع بهتر است دفترچه یادداشتی تهیه نموده و این افکار را به این دفترچه منتقل نمایید تا پس از انجام کارهایتان به آنها دسترسی داشته باشید. بیشتر این وظایف آنقدر فوری نیستند که بخواهیم کارهای خود را به خاطر آنها متوقف کنیم. با این حال، با این کار آنها را از ذهن خود خارج نموده و در یک محل قرار می دهید.

زمان مشخصی برای کار با ایمیل و رسانه های اجتماعی تعیین کنید.

شبکه های اجتماعی--موسسه علمی پژوهشی فخر رازی

آیا به محض این که پشت کامپیوتر می نشینید، ایمیل خود را چک می کنید؟ هنگامی که روز خود را با مطالعه ایمیل شروع می کنید، آنگاه درخواست دیگر افراد را به اهداف بلند مدت خود ترجیح داده اید. جواب به ایمیل اولویت در کارهای شما را تغییر داده و تمرکز شما در مابقی روز را به هم خواهد ریخت. برای پیشرفت مداوم، روز خود را با انجام کاری که دارای بیشترین اولویت است، آغاز کنید. انجام این کارها در صبح زمانی که تمرکز شما در بالاترین حد است مفید خواهد بود.

قبلا فکر می کردم که اگر صبح ها ایمیل هایم را جواب دهم، بازدهی بیشتری خواهم داشت. روی هم رفته، روزی بین ۳۰ تا ۶۰ دقیقه صرف ایمیل هایم می کردم. زمانی که مجبور شدم ظرف مدت ۲۰ روز پایان نامه ام را به اتمام برسانم، بررسی ایمیل هایم را به عصرها موکول کردم. تقریبا ۱۵ دقیقه برای جواب به مهمترین ایمیل هایم نیاز داشتم. این استراتژی مدیریت زمان برای من حداقل ۳۰ دقیقه در روز می خرید و به من کمک می کرد تا صبح ها تمرکز بهتری داشته باشم.

راضی نگه داشتن استاد راهنما را متوقف کنید.

فرق زیادی بین بازدهی بالا و انجام هر کاری برای رضایت استاد راهنما است. بر روی نتایج مطلوب استاد راهنما و نه رضایت او تمرکز داشته باشید. برای مثال، اگر استاد راهنمای شما از شما خواست تا کاری انجام دهید، بهتر است که این کار به بهترین نحو انجام پذیرد تا این که با سرعت بالا انجام شود (مگر این که فوری باشد). گاهی اوقات، اساتید راهنما برای مدتی پژوهشی انجام نداده اند و یا در موضوع انتخابی شما تخصصی ندارند. در چنین مواردی نیز بهتر است اولویت با انجام درست پروژه باشد تا این که مدت زمان آن را مدام با خود ارزیابی نماییم.

مطمئن گردید که به خوبی با انتظارات نامعقول و چالش های غیر منتظره مواجه می گردید. اگر بر روی باهوش به نظر رسیدن تمرکز کنید، زمانی که به کمک نیاز داشته باشید، از آن محروم خواهید شد و ساعات زیادی کار خواهید کرد و یا مرتکب اشتباهاتی غیر ضروری خواهید شد. این کار در بلند مدت، به بی میلی و خستگی منجر خواهد شد، آن چنان که باید یاد نخواهید گرفت و از دریافت کمک آن هم زمانی که به آن نیاز دارید، مجروم خواهید گشت.

احساس گناه؟ رهایش کنید.

زمانی که از دانشجویان درباره روزشان سوال می کنم، آنها لیستی از تعهداتشان (خانوادگی و اجتماعی) را به من نشان می دهند که نمی خواهند آنها را انجام دهند. من معمولا می پرسم که پس چرا آنها را انجام می دهید؟ آنها با تردید چنین جوابهایی به من می دهند: “احساس می کنم که حتما باید در آن مهمانی خاص شرکت کنم” یا “من واقعا باید از فرزند دوستم در آخر هفته مراقبت کنم …”. چرا افراد مجبور به کاری می شوند که نمی خواهند آن را انجام دهند؟ چون به خاطر ناامید کردن اعضای خانواده و دوستان احساس گناه می کنند.

در دنیای واقعی، نیازی نیست در تمامی میهمانی ها حاضر شد و دوست شما می تواند هر از چند گاهی از یک پرستار استفاده کند. البته این بدان معنی نیست که خودتان را منزوی نموده و ارتباط خود با دیگران را قطع نمایید بلکه با این کار از زمان خود بطور بهینه بهره می برید و به بعضی از تعهدات غیر ضروری پایان می دهید.

از نگرانی نهایت استفاده را ببرید.

نگرانی--موسسه علمی پژوهشی فخر رازی

آیا تا به حال دوست خوبی داشته اید که به شما بگوید، دیگر نگران نباش؟ معمولا این توصیه خیلی مفید نیست. اگر نگران باشید، حتما دلیلی برای آن وجود دارد. بدن و ذهنتان به شما می گوید که مسئله مهمی وجود دارد که شما می بایست به آن توجه کنید. نگرانی در ذهن درباره سناریوهای مصیبت بار چندان کمکی به شما نخواهد کرد ولی تبدیل این نگرانی به انرژی مثبت شدنی است.

بزرگترین نگرانی که دانشجویان مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری با آن مواجهند، فارغ التحصیل نشدن و یا فارغ التحصیل شدن به عنوان آخرین فرد بین دوستان می باشد. هنگامی که چنین ترسی دارید، واکنش بدن شما چگونه است؟ شاید حس ششم به شما می گوید که این پروژه به بن بست می رسد یا شما نمی توانید در مهلت های زمانی مقرر شده کارهای خود را به انجام برسانید و یا شاید الان زمان آن رسیده باشد که با استاد راهنمای خود صحبت کنید. زمانی که احساس نگرانی می کنید، برای آن کاری انجام دهید.

بنا به گفته ادوارد هالول، نویسنده کتاب نگرانی بهترین دارو برای نگرانی، نگرانی با فردی دیگر است. با دوستی نزدیک صحبت نمایید یا همکاری که بتواند به شما در انجام پروژه تان توصیه های فنی ارائه نماید. زمانی که متوجه دلیل اصلی نگرانی خود شدید، برنامه ای بریزید که پروژه خود را دوباره به مسیر و جای اصلی خود برسانید و یا با استاد راهنمای خود درباره گام های بعدی صحبت کنید. در هر حالت، از سیگنال نگرانی که از بدن خود دریافت می کنید برای رسیدن به اهداف بلند مدت خود استفاده کنید.

دوستی با تجربه پیدا کنید.

بعضی از چیزها بیشتر از مهلت های زمانی تعیین شده انگیزه بخش هستند. مشکل اینجاست که فقط تعداد کمی مهلت زمانی برای فارغ التحصیل شدن وجود دارند که آنها هم در ۶ تا ۱۲ ماه آینده هستند و برای امروز به ما انگیزه ای نمی دهند. دوست با تجربه به شما کمک می کند تا در مسیر درست حرکت کنید. وجود فردی متخصص در رشته شما بسیار مفید خواهد بود، اما این افراد همیشه و لزوما در دسترس نیستند.

دوستان نزدیکی که کارهای شما را قضاوت نمی کنند می توانند نقشی حمایتگر را برای شما ایفا نمایند و زمانی که در انجام پایان نامه دچار مشکل شده اید به شما روحیه خواهند داد. بیطرف و بی غرض بودن این فرد از اهمیت فوق العاده ای برخوردار می باشد – آنها نباید در فارغ التحصیل شدن شما ذینفع باشند. نقش اصلی آنها گوش دادن می باشد، بنابراین شما می توانید با صدای بلند فکر کنید! و بیشتر مشکلات را خودتان حل نمایید.

در چنین مواردی، همسر و یا افراد خیلی نزدیک به دلیل ذینفع بودن نمی توانند به خوبی این نقش را ایفا کنند. اگر استاد راهنمای شما در دسترس باشد و به جلسات مکرر اظهار علاقه نشان دهد، شما می توانید از استاد راهنما به عنوان دوستی با تجربه استفاده کنید.

هر روز جشن بگیرید.

همگی ما در تخریب روان خود به خوبی با تجربه هستیم و با ارتکاب هر اشتباه و انجام ندادن وظایف خود خیلی زود احساس ناکامی می کنیم. هنگام تخریب روان خود چه احساسی دارید؟ آیا احساس افسردگی و یا بی انگیزگی می کنید؟ مطمئنا این احساسات هیچ بازدهی برای شما ندارند، در واقع، این احساسات اعتماد به نفس شما را کاهش داده و بازدهی شما را از بین می برند.

تخریب روان منجر به ورود به چرخه معیوبی می گردد که عزت نفس را از انسان گرفته و می تواند نهایتا به از بین رفتن اعتماد به نفس و انگیزه و احتمالا انصراف از دانشگاه منجر شود. اما اگر به دنبال راه حل دیگری بگردید، زودتر به اهداف خود خواهید رسید. اوپرا وینفری که در فقر مطلق به دنیا آمد و اکنون نزدیک به ۳ میلیارد دلار ثروت دارد می گوید: هر چه بیشتر در زندگی شکر گذار بوده و جشن بگیرید، زندگی چیزهای بیشتری به شما برای جشن گرفتن می دهد.

دفعه بعدی که وظایف خود را انجام ندادید، می توانید به خود تخریبی روی آورید یا خود را مشغول کار دیگری نمایید (تمرین در باشگاه، پیاده روی، شام با دوستان و …) و جشن بگیرید. شما هنوز سر جای خود هستید و با مشکلات انجام پایان نامه دست و پنجه نرم می کنید و لیاقت آن را دارید که برای خود جشن بگیرید. این انتخاب شماست. به عنوان تجربه ای شخصی به شما می گویم که اگر از خود بابت هر کار کوچک قدردان باشید، خیلی سریع تر به اهداف خود می رسید.

هوشمندانه به تعویق بیاندازید.

این استراتژی، برای من محبوب ترین استراتژی مدیریت زمان است. همه ما اهل به تعویق انداختن کارها هستیم، پس بهتر است که این کار را هوشمندانه انجام دهیم. خیلی ساده است که خود را مشغول نگه دارید- ده ها ایمیل وجود دارند که هنوز مطالعه نشده اند، صدها پیغام در شبکه های اجتماعی را می بایست جواب بدهیم، کارهای خانگی که می بایست انجام گردند و تعهداتی که نسبت به اعضای خانواده وجود دارند.

مهم نیست چند ساعت در روز کار می کنید، امکان ندارد که شما بتوانید همه وظایف خود را انجام دهید. اگر به هر نحوی بتوانید کارهایتان را انجام دهید، احتمالا وظایف جدید خیلی زود خود را نشان خواهند داد. وظایف روزانه مرا به یاد اژدهای هفت سر می اندازد. مهم نیست بتوانید چند سر از این اژدها را قطع نمایید، این سرها دوباره سبز می شوند. اگر شما بر انجام وظایف روزانه و راضی نگه داشتن همه تمرکز کنید، در آخر خسته خواهید شد و همه کارها را نیز نمی توانید انجام دهید و احتمالا افرادی که روی شما حساب باز کرده اند نیز ناراضی خواهند بود.

به خودتان زمانی برای استراحت بدهید. پروژه هایی که وقت زیادی از شما را گرفته اند را رها کنید. تعریف اولویت در انجام کارها و تعهدات به شما کمک می کند تا زندگی با کیفیت بهتری داشته باشید. اگر طبق اولویت ها جلو بروید، هر کاری که می بایست انجام شود، انجام می گردد و شما هم احساس خوبی خواهید داشت.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *